La proactividad en la reclamación de la deuda

En muchas compañías, existe la costumbre de reclamar la deuda cuando ya se ha producido el impago. Esta es una táctica que genera en el acreedor incomodidad, stress y, lo que es peor, perjuicio financiero. Para evitar estas consecuencias, lo mejor que podemos hacer es reclamar la deuda proactivamente, desde antes incluso de que haya vencido, ¿cómo? Veámoslo.

Lo primero que debemos considerar es que la causa de una buena cantidad de impagados se encuentra en el origen, es decir en la concesión de crédito a un cliente de cuya solvencia no estamos razonablemente seguros. Para evitar estos impagos, además de la vital buena gestión para la concesión del crédito, debemos tener herramientas eficientes que nos indiquen en todo momento la situación crediticia de cada cliente, pudiéndolos agrupar por diferentes criterios y que esto no sea un esfuerzo personal de los gestores de cobro.

Para evitar demoras, cuando emitimos la factura, tenemos que poner en marcha mecanismos de reclamación de la deuda, pudiendo enviar un recordatorio del vencimiento poco antes de que se produzca, así como en el momento en que vence la deuda. Los términos en las comunicaciones en ambos casos deberán ser corteses y de ayuda al deudor como recordatorio. La idea que esto genera en él es que estamos muy pendientes de la deuda y contribuirá sin duda a ponernos por delante de otros acreedores que no la reclaman proactivamente.

Una vez más, hacer esto de manera manual o, si queremos, no automatizada, supone un tiempo y un esfuerzo considerable para el gestor de cobro. En cambio, con un sistema informatizado que lo gestione, con un click de ratón, tendrá toda la información relevante de clientes, vencimientos, etc, delante de sus ojos y podrá lanzar procesos que rellenen cartas o emails, los envíen y gestionen la situación y la respuesta de cada reclamación. El aumento de la productividad de los recursos humanos dedicados a esta tarea se incrementa de manera exponencial.

Aun así, siempre se producirán retrasos en el pago que, una vez gestionados, producirán diferentes respuestas por parte del cliente, desde una incidencia en la factura (precio erróneo, producto equivocado…) hasta una promesa de pago a fecha fija. En todos los casos, para minimizar el tiempo de cobro, necesitamos de procesos ágiles y coordinados entre diferentes partes de la empresa (comercial / administración es básico) y de herramientas que dinamicen esos procesos y permitan a los gestores de cobro ser efectivos y productivos.

La conclusión es que los sistemas específicos de gestión de créditos aumentan drásticamente la productividad de los gestores y reducen significativamente el quebranto financiero del retraso en el cobro.

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